Kalite kontrol departmanının işi yalnızca denetim yapmaktan ibaret değildir. Temel görevi, ürün veya hizmetin belirlenmiş standartlara, müşteri gerekliliklerine ve şirketin iç düzenlemelerine sürekli olarak uygun olmasını sağlamaktır. Bunun için kalite kontrol departmanı şu işlevleri yerine getirir:
Kalite standartlarının geliştirilmesi ve uygulamaya alınması - hem şirket içi standartlar hem de GOST, ISO, TU (Rus teknik şartnameleri), Avrasya Gümrük Birliği teknik düzenlemeleri (TR TS) ve diğer normatif belgelere dayanan standartlar.
Süreçlerin ve ürünlerin uygunluk kontrolü: hem nihai ürün hem de üretimin veya hizmet sunumunun ayrı ayrı aşamaları kontrol edilir.
Uygunsuzlukların ve sapma nedenlerinin tespiti - kusurlar analiz edilir, riskler değerlendirilir ve düzeltici faaliyetler önerilir.
Analiz ve raporlama - yönetime sapmalar, alınan kararların etkinliği ve iyileştirme önerileri hakkında düzenli olarak veri sunulur.
Talimatların ve kontrol listelerinin hazırlanması - yöneticilerin, lojistik ve üretim çalışanlarının ve diğer personelin sahada doğru hareket edebilmesi için.
Çalışanların eğitimi ve iç denetimler - sürece katılan herkesin işi nasıl "kaliteli" yapacağını ve bunun neden önemli olduğunu bilmesi için.
Müşteri şikâyetlerinin ve hizmet sonuçlarının ele alınması - bir şikâyet geldiğinde departman aksaklığın nerede olduğunu ve gelecekte nasıl önlenebileceğini analiz eder.
Kalite kontrol basit bir formalite değildir; parasal kayıpların ve itibar kayıplarının önlenmesi demektir. Kalite kontrol departmanı şunları doğrudan etkiler:
İade oranı;
Müşteri memnuniyeti;
Sadakat ve tekrarlanan satışlar;
Pazardaki itibar;
Sorunların tespit edilme hızı;
Hataların düzeltilmesi için yapılan iç maliyetlerin azalması.
Araçlar:
CRM veya ERP;
Muhasebe ve kayıt sistemleri (1C, SAP);
Formlar, kontrol listeleri, senaryolar;
BI ve gösterge panelleri (dashboard);
Olay ve reklamasyon takip sistemleri.
Kontrol aşamaları:
Giriş kontrolü (hammadde, ambalaj);
Proses içi kontrol (üretimde);
Son kontrol (nihai ürün);
Satış sonrası kontrol (şikâyetlerin, geri bildirimlerin ve reklamasyonların analizi).
Her aşama, süreçlerin hızla düzeltilmesine yardımcı olan veriler sağlar.
1. Yetki sahibi bir yönetici atayın
Sorumluluk ve etki gücü olmadan kontrol mümkün değildir. Birçok şirketin yaptığı hata, gerçek etkisi olmayan, göstermelik bir kalite kontrol departmanı kurmaktır. Bu durumda denetimler yalnızca kontrol görüntüsünden ibaret kalır.
2. Hedefleri ve KPI'ları belirleyin (şikâyetler, tepki hızı, tekrarlanan başvurular).
Kalite kontrol departmanında, performansın değerlendirileceği somut göstergeler belirlenmelidir. KPI'lar alanlara göre ayrılabilir: üretim, lojistik, müşteri hizmetleri, satın alma vb.
3. Raporlama ve analiz sistemi kurun.
Analiz edilmeyen veri işe yaramaz. Asıl amaç yalnızca durumu kayda geçirmek değil, bununla ilgili ne yapılması gerektiğini de göstermektir.
4. Diğer departmanlarla (üretim, destek, lojistik) iş birliği yapın.
Kalite kontrol diğer birimlerden kopuk biçimde yürütülemez; operasyonel süreçlerin içine yerleştirilmelidir. Kalite kontrol departmanı bilgiyi diğer departmanlara ne kadar hızlı iletirse, sistematik aksaklıklar o kadar hızlı giderilir.
5. Rutin işleri otomatikleştirin.
El ile yapılan iş ne kadar azsa doğruluk o kadar yüksek olur. Otomasyon departmanın kaynaklarını başka işlere ayırmasını sağlar ve verilerin güvenilirliğini artırır.
6. Çalışanları eğitin ve kalite kültürünü yerleştirin.
Kalite kontrol departmanı, iyileştirmelerde bir ortaktır. Kalite kültürü şeffaflık ve sadelikle başlar: çalışan ne yapması gerektiğini kolayca anlıyorsa işi doğru yapar.
Kalite kontrol departmanının diğer birimlerden kopuk çalışması;
Denetimlerin göstermelik yapılması, kararların uygulanmaması;
İş sonuçlarıyla bağlantı kurulmaması;
Analiz içermeyen kâğıt raporlar;
Kriter olmadan, "göz kararı" yapılan değerlendirme.
Kalite kontrol şunlara yardımcı olur:
• kayıpların önlenmesi;
• ürüne güven oluşturulması;
• süreçlerin istikrara kavuşturulması;
• reklamasyonların azaltılması;
• tekrarlanan satışların artırılması.
Kalite kontrol departmanı, sürdürülebilir büyümeyi destekleyen bir sistemdir. Yönetimin karar almasına, uzmanların standarda göre çalışmasına, müşterilerin ise istikrarlı biçimde kaliteli sonuç almasına yardımcı olur.
Her şirketin kendi kalite kontrol departmanını sürdürme imkânı yoktur; özellikle proje bazlı ya da mevsimsel çalışan veya aynı anda birden fazla sahada faaliyet gösteren işletmeler için bu zordur.
Bu gibi durumlarda yalnızca denetim yapmakla kalmayıp kalite kontrol departmanının işlevlerini dış kaynak olarak üstlenebilen harici bir uzman devreye girer. TopFrame, Rusya genelinde ve Rusya dışında onlarca müşteriyle tam olarak bu modelle çalışmaktadır.
Girişten son kontrole kadar tüm aşamalarda belgeler, fotoğrafla kayıt, test ve analiz dâhil olmak üzere kontrolü üstleniyoruz. Ekibimiz:
depolara, fulfillment merkezlerine, terminallere, üretim tesislerine, tarlalara ve limanlara gider;
ürünlerin ve süreçlerin müşterinin iç düzenlemelerine ve GOST, TU, TR TS ve ISO gerekliliklerine uygunluğunu kontrol eder;
tutanaklar, fotoğraflı raporlar ve öneriler hazırlar;
verileri gerçek zamanlı olarak iletir;
sapmaları tespit eder, nedenlerin giderilmesi ve düzeltici faaliyetler için öneriler sunar.
Tedarikçilerden hammadde veya ürün kabulünde: hatalı ya da uygunsuz ürün teslim almamak için.
Araca yükleme sırasında: ürünün, ambalajın ve etiketlemenin durumunu kayda geçirmek için.
Üretimde: yeni hatlar devreye alınırken, tedarikçi değiştirilirken, yeni reçetelere veya ambalaja geçilirken.
Devlet denetimleri veya belgelendirme sırasında: uygunluğu doğrulayan bağımsız taraf olarak.
Kadrolu personelin geçici olarak yetersiz kaldığı dönemlerde: örneğin sezonda veya yoğun sevkiyat dönemlerinde.
Mevcut kalite sisteminin denetimi için: sürece "dışarıdan" bakıp zayıf noktaları bulmak gerektiğinde.
Düzenli olarak: bir takvime göre veya örneklemeli kontrol şeklinde (örneğin ayda veya üç ayda bir).
Fotoğraflar, belgeler, tespit edilen ihlaller ve önerileri içeren şeffaf ve zamanında raporlar.
Güvenilir uzmanlık. Uzmanlarımız GOST, ISO ve TR TS konusunda eğitim almıştır ve farklı sektörlerde (gıda, lojistik, tarım, üretim, perakende) pratik deneyime sahiptir.
Daha düşük riskler. Müşterilerimizin kayıp, ceza ve reklamasyonlarla karşılaşmamasına yardımcı oluyoruz.
Kaliteyi bağımsız bir şirketin kontrol ettiğini kanıtlayabildiğinizde iş ortaklarınızın güveninin artması.
Tasarruf: büyük bir kadro tutmanız gerekmez, yalnızca ihtiyaç duyduğunuz anda belirli bir hizmet için ödeme yaparsınız.
2001'den beri faaliyet gösteriyoruz.
Rusya, BDT ülkeleri, Asya ve Avrupa'da yılda 100.000'den fazla denetim.
Farklı alanlarda uzun yıllara dayanan deneyime sahip uzmanlarımız çalışıyor.
Perakende, lojistik, tarım sektörü ve ihracat için özel çözümlerimiz var.
Standart bir rapor yapısı kullanıyoruz.
Hızlı ve zamanında yanıt veriyoruz.
TopFrame'in dış kaynaklı kalite kontrol modeli, kadro, eğitim ve ekipman maliyetine katlanmadan profesyonel uzmanlıktan yararlanmanın esnek ve güvenilir bir yoludur. Hem acil durumlarda hem de düzenli olarak devreye girebiliriz.
Nitelikli kalite kontrol markanızı, bütçenizi ve iş ortaklıklarınızı korur. Şirketimizin web sitesinden talep bırakın, uzmanlarımızdan ücretsiz danışmanlık alın.
