Предотгрузочная инспекция: обязательный шаг для надежных поставок

Что такое предотгрузочная инспекция?

Предотгрузочная инспекция — это комплексная процедура проверки товара перед его отправкой от поставщика к заказчику. Её цель — удостовериться, что продукция соответствует условиям контракта, требованиям клиента и технической документации. Важно: такая инспекция актуальна не только в международной торговле, но и в рамках внутренних перевозок внутри страны.
Такая проверка может включать: контроль количества, качества, состояния упаковки, а также наличие необходимой маркировки и сертификации. Инспекторы проводят проверку на территории склада, фабрики или другого места погрузки, оформляют отчет с фотофиксацией и направляют его заказчику. 

Цели и задачи предотгрузочной проверки

Главная задача — снижение рисков получения продукции, не соответствующей заявленным требованиям. Также среди целей:

• Проверка количества и качества товара.
• Подтверждение соответствия международным и внутренним стандартам.
• Контроль упаковки и маркировки.
• Сверка документов (сертификаты, спецификации).
• Выявление несоответствий до отправки груза.

Что входит в предотгрузочную инспекцию — пошагово

1. Подготовка:

• Получение и анализ спецификаций, чертежей, контрактов.
• Согласование параметров проверки.

2. Инспекция на месте:

• Подсчет товара и сверка с производственным заданием.
• Проверка состояния упаковки и маркировки.
• Отбор проб, на соответствие по размерам, внешнему виду, качеству
• Сравнение с эталонным образцом (если он предоставлялся) и спецификацией.
• Контроль процесса погрузки в контейнер или фуру.

3. Документальное оформление:

• Фотоотчёт по ключевым позициям.
• Результаты визуального и технического контроля.
• Отчёт с выводами и рекомендациями.

Предотгрузочная инспекция  — щит не только для покупателя, но и для поставщика

Распространённый миф — что предотгрузочная инспекция нужна только заказчику. Но практика показывает: поставщики выигрывают от неё не меньше.
Если партия продукции действительно собрана по всем правилам, соответствует спецификациям, правильно упакована и промаркирована — важно это зафиксировать до отгрузки. Почему?
Потому что в пути могут произойти непредвиденные ситуации:

• Нарушен температурный режим при перевозке продуктов питания или фармпрепаратов.
• Контейнер вскрыт на перегоне — часть груза пропала.
• Продукция получила механические повреждения из-за неправильной укладки или перегруза.
• Повреждены пломбы, нарушена упаковка.

В таких случаях предотгрузочная инспекция с фото- и видеофиксацией состояния товара становится весомым аргументом в пользу поставщика: он выполнил свои обязательства, а все нарушения возникли в процессе транспортировки. Это особенно важно в цепочках, где участвуют транспортные компании, склады временного хранения, переупаковка, трансшипмент и перевалка. Отчет инспектора может стать доказательством, признанным судом или арбитражем в спорах с транспортными компаниями, логистами и страховщиками.

Сколько стоит предотгрузочная инспекция 

Цена сюрвейерской проверки определяется индивидуально для каждого выезда и зависит от:

• Товарной категории продукции и ее количества;
• Места проведения инспекции;
• Срочности и сроков предоставления отчета; 
• Необходимости лабораторных тестов.

Когда особенно важно проводить проверку товара перед отгрузкой?

• Первый заказ у нового поставщика.
• Большой объем или высокая стоимость партии.
• Риски фальсификации или замены товара.
• Сложный товар с множеством параметров (электроника, оборудование, запчасти).
• Продукты питания, плодоовощная продукция. 
• Импорт и экспорт под таможенное оформление и сертификацию.

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени занимает инспекция?

От 1–2 часов до суток, в зависимости от объема партии.

Кто получает отчёт?

Только заказчик. Вся информация — конфиденциальна.

Можно ли проводить инспекцию по видеосвязи?

В ряде случаев — да, но это не дает гарантии качественного контроля. Лучший вариант — физическое присутствие инспектора.

Что делать, если инспекция выявила брак?

Останавливается отгрузка, составляется акт. Далее — переговоры с поставщиком, возможно — доработка партии.

Можно ли заказать повторную инспекцию после доработки?

Да, такие ситуации часто возникают. Это входит в стандартные сценарии сопровождения.