Yükün (partinin) sörvey denetimi, tedarik zincirinin belirli bir noktasında (sevkiyattan önce, yükleme/boşaltma sırasında, hasar veya miktar eksikliği tespit edildiğinde) yükün, ambalajın, markalamanın ve miktarın fiili durumunun bağımsız olarak incelenmesi ve kayıt altına alınmasıdır. Denetim sonucunda sörvey şirketi, ölçümleri içeren ve fotoğraf ve/veya videoyla desteklenen bir rapor veya tutanak düzenler. Bu belge, taşıma veya kaliteyle ilgili tutarsızlıklar ve tazminat talepleri incelenirken olguların kanıtlanmasına yardımcı olur.
Denetimin amacını ve beklenen sonucu netleştirin: tam olarak neyin teyit edilmesi gerektiğini (kalite, miktar, durum, taşıma koşulları) belirleyin.
Parti için belge setini ve tüm belgelerde aynı olan tanımlayıcıları hazırlayın: kap numaraları, markalama, konteyner/mühür numaraları, parti ve sipariş numaraları, yük belgeleri (konşimento, taşıma belgeleri, çeki listesi vb.).
Denetçinin sahaya erişimini ve muayene koşullarını sağlayın: aydınlatma, güvenlik, kapları açma, sayma ve tartma imkânı.
Neyin ve nasıl kayıt altına alınacağını önceden kararlaştırın: açmadan önceki fotoğraflar, boşaltma/yükleme süreci, hasarların yakın çekimleri, ölçümler.
Denetim süresince sorumluları ve iletişim kanalını belirleyin: belgeleri kim gösterecek, depoya ve ekipmana erişimi kim sağlayacak, olguları kim teyit edecek.
Uyuşmazlık riski varsa ambalajı ve hasarlı kapları inceleme süreci sonuçlanana kadar saklayın ve mutabakat sağlanmadan "onarım/imha" yapmayın.
Denetimden sonra raporu kontrol edin: tarihler, yer, parti tanımlayıcıları, sonuçlar ve ekler (fotoğraf/video) uyuşuyor mu? Orijinal dosyaları saklayın.
Kontrol listesi, kanıtları önceden hazırlamanın ve muayene bulgularının farklı yorumlanması riskini azaltmanın önemli olduğu durumlarda işe yarar. Bunlar genellikle değerli, kırılgan veya çabuk bozulan yükler, standart dışı ambalaj ve aktarma içeren sevkiyatlar ile malların depoda ya da limanda kabulü gibi durumlardır.
Denetim; yükleme öncesi (sevkiyattan önce), yükleme/boşaltma sırasında (süreç ve miktar kontrolü) ya da kabul sırasında (varışta) yapılabilir. Sorunun ve koşullarının kayıt altına alınması gerektiğinde ise "hasar/miktar eksikliği" denetimi yapılır.
Denetçinin partiyi açık şekilde tanımlayabilmesi ve fiili durumu belgelerle karşılaştırabilmesi için gereken asgari belgeleri önceden toplayın:
ticari fatura ve çeki listesi (packing list);
miktarın, model yelpazesinin, ürün kodlarının ve seri numaralarının (varsa) belirtildiği spesifikasyon/sipariş veya başka bir belge;
yükle ilgili sertifikalar, ürün pasaportları ve elleçleme talimatları (depolama, sıcaklık, nem veya istifleme gereklilikleri varsa);
taşıma türüne uygun taşıma belgeleri: örneğin taşıma senedi, konşimento veya hava yolu konşimentosu (AWB);
sigorta belgeleri (yük sigortalıysa) ve muayenenin hızlıca koordine edilmesi için irtibat kişisi;
sahadaki irtibat kişileri: depo, terminal, forwarder (taşıma işleri organizatörü), sürücü/taşıyıcı; çalışma programı ve denetim için ayrılan zaman aralığı ("pencere").
Parti homojen değilse (farklı kalemler, farklı partiler/lotlar), basit bir eşleştirme tablosu hazırlayın: belge - parti/lot - kap numaraları - paletler/kutular - konteyner/araç.
Denetçi sahaya gitmeden önce organizasyonel konuları kontrol edin. Süreçleri en çok yavaşlatan ve yanlış anlaşılmalara yol açan genellikle bunlardır:
tesise giriş (giriş kartı, tesis kuralları, kişisel koruyucu donanım - KKD gereklilikleri);
kapları açma imkânı (aletler, mühürleme pensleri, yeniden ambalajlama için malzemeler);
aydınlatma ve fotoğraf çekimi için uygun yer (yansıma ve aşırı pozlama olmadan), ölçek koyabilme imkânı (cetvel/şerit metre);
kontrol ölçümleri gerekiyorsa tartı ve ölçüm aletleri;
yükleme/boşaltma sürecini kayda alma imkânı (çekim noktası, çekim izni);
personel: belgeleri kim sağlayacak, ekipmandan kim sorumlu olacak, tutanakları/listeleri kim imzalayacak.
Raporun hukuki geçerliliği olması için fotoğraflardan ve açıklamadan tam olarak neyin muayene edildiğinin açıkça anlaşılabilmesi önemlidir.
kaplardaki markalamanın okunaklı olduğunu ve belgelerle uyuştuğunu kontrol edin;
partiye dâhil olan kap/palet numaralarının listesini hazırlayın;
seri numaraları, parti/lot numaraları, üretim tarihleri varsa bunların listesini veya bir örneklemini hazırlayın;
yük konteynerle taşınıyorsa konteyner numarasını ve tipini, ayrıca istifleme planını veya şemasını (varsa) hazırlayın.
Konteyner sevkiyatlarında kayma, deformasyon ve hasar gibi bariz riskleri önceden ortadan kaldırmak için yükün güvenli istiflenmesi ve sabitlenmesine ilişkin genel kabul görmüş önerileri (CTU Code) esas almanız yararlı olur.
Denetim bir konteyner veya taşıma ekipmanıyla ilgiliyse, rapora sıklıkla giren verileri önceden toplayıp hazırlayın:
konteyner numarası, konteyner tipi ve dış durumu (ezikler, korozyon, onarım izleri);
mühür numarası ve tipi, mühür numarasının belgelerle uyumu; açmadan önce mührün sağlamlığının kayda alınması;
konteyner teslim-tesellüm tutanağı veya ekipman devir/teslim belgesi (örneğin EIR) varsa bir kopyasını hazırlayın ve numaraların uyuştuğunu kontrol edin;
deniz yoluyla konteyner sevkiyatlarında Verified Gross Mass (VGM, doğrulanmış brüt ağırlık) gerekip gerekmediğini ve zincirde VGM bildiriminden kimin sorumlu olduğunu önceden netleştirin (VGM olmadan konteynerin gemiye yüklenmesine izin verilmez).
Fotoğraf ve videolar, olayların sırası ve nedenleri bu materyallerden yeniden ortaya konabilecek şekilde çekilmelidir. Neredeyse her zaman hem "genel planlar" hem de "yakın planlar" gerekir.
açmadan önce yükün/taşıma biriminin genel görünümü (konteyner/tır/paletler), konteyner numarası ve mühür numarasının yakın çekimi;
kapların markalaması ve belgelerle uyumu (numaraları okunaklı birkaç örnek);
açma süreci ve hasarın ilk belirtileri (yük yeniden istiflenmeden ve ayrıştırılmadan önce);
ambalaj, sabitleme elemanları/gergi kayışları ve taşıma ambalajı parçaları dâhil olmak üzere hasarların ölçekli (cetvel/şerit metre) çekimleri;
miktar eksikliği söz konusuysa sayımın görüntüleri veya miktarı teyit eden liste;
"sıcaklığa duyarlı" yükler için sensör/termograf verileri ve fiili koşullar (mümkünse).
Tazminat talebi riski varsa genellikle ambalajın, mühürlerin ve hasarlı kapların inceleme süreci sonuçlanana kadar saklanması, yükün ise ilgili taraflarla mutabakat sağlanmadan imha edilmemesi veya onarılmaması önerilir.
Raporun "tek taraflı" kalmaması için zincirdeki tarafların nasıl birlikte çalışacağını önceden planlayın:
muayenenin zamanı ve yeri hakkındaki bildirimin kime gönderileceği (taşıyıcı, forwarder, sigorta şirketi, alıcı/gönderici);
ortak muayene gerekip gerekmediği ve kimlerin hazır bulunması gerektiği;
sahada belgeleri kimin imzalayacağı: tally listesi (puantaj listesi)/sayım listesi, tutanak, taşıma senedine düşülen hasar veya şüpheli duruma ilişkin şerhler;
Bildirim süreleri ve belge biçimleri taşıma sözleşmesine ve sigorta şartlarına bağlıdır. Bu nedenle şartları önceden gözden geçirmek ve somut sevkiyat için izlenecek adımları kararlaştırmak daha güvenlidir.
Sörvey denetimi için uygulamalı kontrol listesi
Aşama | Yapılacak iş | Nasıl kontrol edilir / neler kayda alınır |
Sahaya çıkmadan önce | Denetimin amacını ve iş kapsamını belirleyin | Kısa teknik şartname: neyin teyit edileceği, neyin ölçüleceği, hangi rapor formatının gerektiği |
Sahaya çıkmadan önce | Muayenenin yerini ve zamanını belirleyin | Adres, tarih/saat, "açmadan önce/sırasında/sonrasında", sahadaki irtibat kişisi |
Sahaya çıkmadan önce | Parti belge setini toplayın | Kopyalar: fatura, çeki listesi, spesifikasyon/sipariş, sertifikalar (varsa) |
Sahaya çıkmadan önce | Parti tanımlayıcılarını hazırlayın | Tablo: partiler/lotlar, kap numaraları, paletler, seri numaraları (varsa) |
Sahaya çıkmadan önce | Konteyner/araç verilerini hazırlayın (uygulanıyorsa) | Konteyner numarası, tipi, mühür numarası; belgelerle uyumunu önceden kontrol edin |
Sahaya çıkmadan önce | Deniz konteyneri için VGM gerekliliklerini netleştirin (uygulanıyorsa) | Tartımı kim yapıyor, VGM'yi kim bildiriyor; zincirdeki son tarihler |
Sahaya çıkmadan önce | Tesise erişimi koordine edin | Giriş kartı, kurallar, KKD, muayene ve çekim için yer |
Sahaya çıkmadan önce | Aletleri ve koşulları hazırlayın | Aydınlatma, şerit metre/cetvel, tartı (gerekirse), yeniden kapatma için ambalaj malzemesi |
Sahada | Açmadan önce genel görünümü çekin | Fotoğraf/video: taşıma birimi, ambalajın durumu, sahanın genel görüntüsü |
Sahada | Konteyner ve mühür numaralarını açmadan önce kayda alın | Numaraların okunaklı olduğu yakın çekimler |
Sahada | Kapların bir kısmının markalamasını kayda alın | Numaraları okunaklı birkaç kabın fotoğrafı; gerekirse genel tarama videosu |
Sahada | Fiili durumun belgelerle uyumunu kontrol edin | Kap/palet sayısının çeki listesiyle karşılaştırılması; tutarsızlıklara ilişkin notlar |
Sahada | Açma/boşaltma/yükleme sürecini kayda alın (önemliyse) | Hasarın nedenlerini etkileyebilecek kilit anların fotoğraf/videosu |
Sahada | Hasar varsa genel plan ve ölçekli yakın plan çekin. Hasarların tanımını içeren muayene tutanağı düzenleyin. | Kusurun, ambalajın, sabitleme elemanlarının fotoğrafları; ölçümler ve hasarların tanımı. |
Sahada | Miktar eksikliği varsa sayım/kayıt listesi düzenleyin | Hazır bulunanların imzaladığı tally listesi/sayım listesi (mümkünse) |
Sahada | Kabul/taşıma belgelerine şerh düşün (uygulanıyorsa) | Hasar/şüpheli duruma ilişkin şerh, miktara ilişkin ihtirazi kayıtlar |
Denetimden sonra | Rapor taslağının eksiksiz olup olmadığını kontrol edin | Tarih/saat/yer, muayene edilen kapların listesi, sonuçlar, ek listesi |
Denetimden sonra | Fotoğraf/video orijinallerini ve klasör yapısını saklayın | Orijinal dosyalardan oluşan, anlaşılır şekilde adlandırılmış (tarih, yer, parti) arşiv |
Denetimden sonra | Tazminat talebi riski varsa ambalajı/hasarlı kapları saklayın | Tazminat talebi/sigorta sürecine ilişkin yeni talimatlara kadar muhafaza |
Denetimden sonra | Raporu mutabık kalınan listeye göre taraflara gönderin | Gönderimin ve alıcıların kaydı (izin veriliyorsa e-posta/mesajlaşma uygulaması) |
Şablon: denetim teknik şartnamesinde neler belirtilmeli
Aşağıdaki alanları denetim talebi (e-posta veya form) için şablon olarak kullanabilirsiniz:
denetimin amacı (kalite/miktar/durum/yükleme veya boşaltma kontrolü/hasar/miktar eksikliği);
denetimin yeri ve zamanı (açmadan önce, operasyon sırasında, sonrasında);
adres, çalışma saatleri, irtibat kişileri ve giriş koşulları;
yükün ve risklerin tanımı (kırılgan/tehlikeli/çabuk bozulan, istifleme/sıcaklık gereklilikleri);
parti tanımlayıcıları: kap numaraları, parti/lot numaraları, seri numaraları (varsa), konteyner/mühür numarası;
denetçiye verilecek belgelerin listesi (kopyalar);
mutlaka kayda alınması gerekenler (fotoğraf listesi: mühür, markalama, hasarlar, ölçümler; sürecin videosu);
hangi ölçümlerin gerektiği (ağırlık, boyutlar, sıcaklık, nem vb.);
çıktı formatı: rapor/tutanak, teslim süresi, fotoğraf/video eklerine ve açıklamaya ilişkin gereklilikler.
Hazırladığınız teknik şartnameyi doğrudan sörvey hizmetleri sayfasındaki talep formuyla gönderebilirsiniz.
Parti tanımlayıcılarının tek bir listesi yok: raporda "farklı numaralar" çıkıyor ve fiili durumu belgelerle ilişkilendirmek zorlaşıyor.
Çekime kapların açılmasından ve yeniden istiflenmesinden sonra başlanıyor: bağlam ve ilk durum kayboluyor.
Mühürler ve konteyner numaraları açmadan önce kayda alınmamış.
Hasarlar ölçeksiz ve genel plan olmadan çekilmiş: kusurun boyutunu ve yerini değerlendirmek zor.
Belgeler ile fiili miktar birbirine "bağlanmamış" (sayım listesi/tally listesi yok).
Ambalaj ve hasarlı kaplar, karşı taraf muayene etmeden önce atılmış veya onarılmış.
Raporda zaman, yer, koşullar, kimlerin hazır bulunduğu ve tam olarak ne yapıldığı belirtilmemiş.
Sörvey denetiminin kabul kontrolünden farkı nedir?
Sörvey denetimi, tedarik zincirinin belirli bir noktasındaki fiili durumu ve koşulları kayda alır ve çoğu zaman uyuşmazlıklarda olguların kanıtlanması için gerekir. Kabul kontrolü ise genellikle şirketin depoya kabul sırasında kaliteyi ve miktarı kontrol etmek için uyguladığı bir iç prosedürdür.
Belgelerin orijinallerini hazırlamak gerekir mi?
Genellikle kopyalar veya elektronik sürümler yeterlidir; ancak bunlarda parti ve kap numaralarının ve diğer tanımlayıcıların yer alması önemlidir. Orijinaller daha sonra tazminat talebi aşamasında gerekebilir; bu, taşıma ve sigorta şartlarına bağlıdır.
Hangi fotoğraflar "zorunlu" kabul edilir?
Asgari olarak: açmadan önce genel görünüm, konteyner ve mühür numaraları (varsa), birkaç kabın markalaması, hasarın genel planı ve ölçekli yakın planı; ayrıca hasar nedenlerini etkiliyorsa açma/boşaltma süreci.
Muayene taşıyıcı temsilcisi olmadan yapılabilir mi?
Yapılabilir; ancak bu durumda ilgili tarafları önceden bilgilendirmek ve raporda kimin davet edildiğini, kimin fiilen hazır bulunduğunu kaydetmek önemlidir. Bu, muayenenin "tek taraflı" olduğu yönündeki uyuşmazlık riskini azaltır.
Hasar kabul sırasında tespit edilirse ne yapılmalı?
Durumu yük yerinden oynatılmadan ve açılmadan önce kayda alın, kabul/taşıma belgelerine şerh düşün, muayene organize edin; ambalajı ve hasarlı kapları tazminat talebine ilişkin yeni talimatlara kadar saklayın.
Denetime hazırlık ne kadar sürer?
Belgeler ve parti tanımlayıcıları toplanmışsa hazırlık genellikle birkaç saat sürer. En çok zaman sahaya erişimin koordinasyonuna ve muayene koşullarının hazırlanmasına harcanır.
Yükleme kontrolü ne zaman gerekir?
Konteynere/araca yükleme sırasında istifleme, sabitleme ve miktara ilişkin olguların önemli olduğu durumlarda: örneğin değerli veya kırılgan yüklerde, karmaşık istifleme planlarında, yükün değiştirilmesi veya kısmen eksik yüklenmesi riski olduğunda.
Verified Gross Mass (VGM) gerekli mi?
Deniz yoluyla konteyner taşımacılığında, konteynerin doğrulanmış brüt ağırlığının gemiye yüklemeden önce belirlenmesine ilişkin uluslararası SOLAS gerekliliği geçerlidir. Sevkiyat deniz yoluyla konteynerle yapılıyorsa tartımdan ve VGM bildiriminden kimin sorumlu olduğunu önceden netleştirin.
EIR nedir ve kontrol listesinde neden yer alıyor?
EIR (equipment interchange receipt), konteynerin/ekipmanın taraflar arasında devrini kayda alan ve çoğu zaman tanımlayıcılar ile duruma ilişkin notlar içeren bir belgedir. Sizin tedarik zincirinizde düzenleniyorsa içerdiği veriler rapor için faydalıdır.
Hasarlı yükü ve ambalajı saklamak gerekir mi?
Tazminat talebi veya sigorta hasarı söz konusu olabilecekse, delilleri kaybetmemek için ambalajın ve hasarlı kapların muayeneler ve mutabakatlar tamamlanana kadar saklanması genellikle önerilir.
