Kabul Kontrolü: Nedir, Neden Gereklidir ve Doğru Şekilde Nasıl Kurulur

Kabul kontrolü neleri kapsar?

GOST 24297-87'ye göre kabul kontrolü sistemi aşağıdaki işlemleri içerebilir:

1. ambalajın, etiketlemenin ve taşıma koşullarının uygunluğunun gözle incelenmesi;

2. malla birlikte gelen sevk belgelerinin mevcut olup olmadığının ve doğru düzenlenip düzenlenmediğinin kontrolü;

3. ölçümler, tartımlar, testler, gerekirse laboratuvar analizleri;

4. giriş kontrolü tutanağının düzenlenmesi ve kayıt defterine işlenmesi;

5. partinin kabulüne veya reddine karar verilmesi.

Kontrol tam (%100 kontrol) veya örneklemeli (istatistiksel örnekleme yöntemiyle) olabilir.

Kabul kontrolü ne zaman ve nerede yapılır?

Kabul kontrolü şu aşamalarda yapılır:

• malzemelerin veya mamul ürünlerin depoya girişinde;
• hammaddenin işlemeye verilmesinden önce;
• inşaat veya montaj işlerine başlamadan önce;
• ekipman, bileşen ve yedek parçaların kabulünde;
• ürünlerin işletme içinde birimler arasında devrinde.

Yapıldığı yerler:

• depo terminalleri;

• işletme laboratuvarları;

• üretim alanları (ayrı bir depo yoksa);

• lojistik şirketlerinin veya tedarikçilerin kabul alanları.

Kabulden sorumlu kişiler bir iç talimat veya yönetmelikle belirlenir. Bunlar şunlar olabilir:

• kalite kontrol departmanı uzmanları;

• satın alma birimi çalışanları;

• proses mühendisleri veya vardiya şefleri;

• özel olarak oluşturulan bir komisyonun üyeleri.

Önemli: ürünü teslim alan kişi bilgilendirme eğitiminden geçmiş olmalı, belgelere erişimi bulunmalı ve malzemeye ilişkin gereklilikleri bilmelidir.

Süreçte kullanılan belgeler:

• spesifikasyonlar ve TU (Rus teknik şartnameleri);
• TTN (Rus sevk irsaliyesi);
• uygunluk sertifikaları ve kalite pasaportları;
• test raporları;
• öngörülen formattaki giriş kontrolü tutanakları;
• normatif belgeler (GOST standartları, TU, teknik yönetmelikler);
• gerekirse fotoğrafla kayıt ve yazılı açıklamalar.

Kabul kontrolünün yapılmaması neye yol açar?

Kabul kontrolü sisteminden vazgeçilmesi veya kontrolün göstermelik yapılması bir dizi sonuca yol açar:

1. ancak üretim aşamasında, daha da kötüsü müşteride fark edilen kalitesiz hammadde tedariki;
2. üretim aksaklıkları ve ekipman arızaları;
3. hatalı ürün oranının artması, iadeler, itibar kaybı;
4. müşterilerden gelen şikâyetler ve düzenleyici kurumların yaptırımları;
5. kamu veya ihracat sözleşmelerinde zarara uğranması.

Kabul kontrolünün türleri ve biçimleri

Uygulama şekline göre:

• giriş kontrolü - ürün girişinde;

• periyodik - kalitesi değişken tedarikçiler için;

• örneklemeli - AQL yöntemine göre, ISO 2859-1;

• sıkılaştırılmış - tekrarlanan ihlallerde veya parti değiştiğinde;

• tam - yüksek risk durumunda veya kritik alanlarda.

Uygunsuzluk durumunda ne yapılmalı?

Ürünler gerekliliklere uymuyorsa:

1. uygunsuzluk tutanağı veya ret tutanağı düzenlenir;

2. sapmalar kayda geçirilir, fotoğraf ve video çekilir;

3. tedarikçiye resmî bir yazıyla bildirim yapılır;

4. ürün ya imha edilir ya iade edilir ya da değişimi konusunda anlaşmaya varılır;

5. bilgi muhasebeye (ödemenin bloke edilmesi için) ve hukuk birimine iletilir.

Tedarikçinin sistematik ihlallerinde tedarikçinin değiştirilmesi, vekâletnamesinin iptali veya tedarikçi veri tabanından çıkarılması süreci başlatılabilir.

Kontrol neden sistematik olmalıdır?

Kabul kontrolü kalite sisteminin bir unsurudur. Şunları sağlar:

• hatalı ürünlerin erken tespiti sayesinde kaynak tasarrufu;

• üretim duruşlarının en aza indirilmesi;

• tedarikçilere ilişkin istatistik oluşturulması;

• Roskachestvo (Rusya Kalite Sistemi), Rosselkhoznadzor (Rusya Federal Veteriner ve Bitki Sağlığı Denetim Servisi) ve FNS (Rusya Federal Vergi Servisi) dâhil olmak üzere dış denetimlerde risklerin azaltılması;

• uyuşmazlıklarda şirketin çıkarlarının korunması.

Etkin bir sistem nasıl kurulur:

1. Sorumlu kişileri atayın ve onları kontrol kuralları ve formları konusunda eğitin.

2. Her ürün türü için zorunlu gerekliliklerin listesini hazırlayın.

3. Elektronik raporlama formlarını devreye alın (örneğin 1C'de veya şablonlu Excel dosyalarında).

4. Risk kategorilerine göre bir kontrol takvimi oluşturun (kritik, standart, istikrarsız).

5. Tutanakların geçerli olması için politikayı muhasebe, hukuk ve satın alma birimleriyle mutabık kalarak belirleyin.

Kanun ne diyor?

Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun (GK RF) 474. maddesine göre alıcı, malı makul bir süre içinde kontrol etmekle yükümlüdür; kusur tespit ederse bunu tedarikçiye bildirebilir. GOST 24297-87 ve GOST 31938-2012, giriş kontrolünün usulünü düzenler. Gerekli belgeler olmadan mahkemede haklılığınızı kanıtlamanız zor olacaktır.