Tally listesi (puantaj listesi), yükün ve yük kaplarının fiili miktarının, ayrıca boşaltılan veya yüklenen malın durumunun kaydedildiği özel bir belgedir. Belgeyi, yükleme-boşaltma işlemleri sırasında yükü adet adet ya da ölçüme dayanarak sayan uzman, yani tally memuru (puantör) düzenler.
Özünde tally listesi bir kabul belgesi, daha doğrusu belirli bir lojistik işlemin gerçekleştirildiğini teyit eden bir belgedir. Fiilen elleçlenen birimlerin sayısını zaman, yer ve sorumlu kişilerle ilişkilendirerek gösterir.
Tally listesi, yükün taşıma araçları, terminaller ve depolama alanları arasında fiziksel olarak yer değiştirdiği her durumda kullanılır.
Belge genellikle şu durumlarda kullanılır:
limanlarda, demiryolu istasyonlarında ve terminallerde yükleme veya boşaltma;
gemiler, karayolu ve demiryolu taşıtları arasında aktarma;
multimodal lojistik zincirlerinde yükün taşınması;
birden fazla lojistik operatörünün aynı anda yer aldığı konteyner, palet ve yük kabı devirleri.
Tally sayımının temel görevi, yükün nicel özelliklerine (adı, ağırlığı, miktarı, hacmi vb.) ve yük partisinin el değiştirdiği andaki durumuna ilişkin objektif verileri kayda geçirmektir. Bu belge, tarafların çıkarlarının kesiştiği noktada, yani gemi ile liman arasında, taşıyıcı ile alıcı arasında şeffaflık sağlar.
Tally sayımı olmadan tam olarak kaç birim yükün teslim alındığını veya teslim edildiğini kanıtlamak mümkün değildir. Uyuşmazlık durumunda mahkeme de kural olarak, doğru doldurulmuş ve tally memurunca imzalanmış olması koşuluyla tam da bu belgeye dayanır.
Yükleme ve boşaltma sırasında tally sayımı, sörvey hizmetlerimizin kapsamındadır.
Tally listesi, adet adet ya da başka bir yöntemle yapılan sayım sırasında verilerin işlendiği standart bir kayıt belgesidir. Listeye şunlar girilir:
yükün tam miktarı ve tüm yük kaplarının tanımı (konteynerler, koliler, rulolar, balyalar, paletler vb.);
boşaltılan veya yüklenen malın durumu (sağlam, hasarlı, ambalajı bozulmuş vb.);
işlemin tarihi ve saati;
yer (depo, rıhtım, terminal veya başka bir sayım noktası);
taşıma aracının numarası
taraflara ilişkin bilgiler: yükün kimden kime devredildiği;
konşimento / taşıma senedi numarası;
imzalar: tally memurunun ve işleme katılan iki tarafın imzaları ya da sörveyörün ve liman tally memurunun imzaları.
Rakamlarda, durumun tanımında veya imzada yapılan her hata olası bir uyuşmazlık demektir. Tally listesindeki hatalar mali kayıplara, yükün işlemlerinin gecikmesine ve hatta davalara yol açabilir.
Tipik sonuçlar:
yük miktarındaki uyumsuzluk ek ödemelere/cezalara, fatura düzeltmelerine veya yükün kabul edilmemesine yol açar;
tally sayımındaki veriler ile taşıma senedi arasındaki fark, özellikle yük kısmen kaybolmuş veya hasar görmüşse, iki taraf arasındaki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılır;
tally memurunun imzası bulunmayan belge hukuken hükümsüzdür.
Düzeltmelerin çoğu zaman tüm tarafların katılımıyla düzenlenen ayrı bir tutanakla yapılması gerekir. TopFrame bu gibi durumlarda çoğu kez verilerin doğruluğunun güvencesi olur: bağımsız kontrolümüz müşterileri haksız taleplerden korur ve uyuşmazlıkta ek bir argüman sağlar.
Tally listesinin bir kayıt belgesi olarak düzenlenmesi doğrudan belirli bir kanunla düzenlenmiş değildir; ancak hukuki çerçeveyi belirleyen bir dizi mevzuat ve sektör belgesi vardır:
Rusya Federasyonu Ticari Denizcilik Kanunu (KTM RF, md. 139-144): yükün teslim alınması ve teslim edilmesi usulünü, miktar eksikliği veya hasar durumunda tutanak düzenlenmesini açıklar.
Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 574 sayılı Kararı ile onaylanan Deniz Yoluyla Yük Taşıma Kuralları: yükleme/boşaltma aşamaları dâhil, deniz taşımacılığında taraflar arasındaki ilişkiye dair kurallar içerir.
Liman içi teknolojik yönetmelikler ve talimatlar: her deniz limanında yürürlüktedir. Bunlarda tally makbuzunun düzenlenmesine, kayıtların girilme sürelerine ve belgelerin saklanma biçimine ilişkin gereklilikler yer alır.
Rosmorport'un (Rusya Federal Deniz Limanları İdaresi) metodik talimatları: limanlar ve stevedoring şirketleri için, kayıt tutma dâhil yükleme-boşaltma işlemlerinin usulünü düzenleyen tavsiye niteliğinde standartlar.
GOST R 52247-2004: lojistikte ve depo muhasebesinde kullanılan birincil kayıt belgelerinin tek tip formlarını düzenler.
Federal kanunlarda "tally listesinden" doğrudan söz edilmese de belge sektör standardı olarak kabul görür. Denetimlerde denetleyici kurumlar bu belgelerin bulunup bulunmadığını, doğru düzenlenip düzenlenmediğini, kurallara ve imza gerekliliklerine uygunluğunu değerlendirir.
Bağımsız bir sörvey şirketi olarak TopFrame, yürürlükteki mevzuat ve limanların iç düzenlemeleri çerçevesinde titizlikle çalışır ve belgelerin hukuken sağlam olmasını sağlar.
Evet, tally belgeleri giderek dijital formata geçiyor. Modern limanlar ve lojistik kompleksleri, elektronik imzayla imzalanabilen elektronik tally listesi formlarını kullanmaya başlıyor. Bu tür sistemler hata olasılığını azaltır ve verilerin taşıyıcıların ve denetim kuruluşlarının bilgi sistemlerine anında aktarılmasını sağlar.
Örneğin Rusya'nın Primorye bölgesindeki limanlarda ve Baltık terminallerinde yük sayımının RFID okuyuculu tabletlerle yapıldığı modüller devreye alınmıştır. Vardiya bitiminde tally sayımı müşterinin ERP sistemine gönderilir.
TopFrame de dijital çözümlerin geliştirilmesinde yer alıyor: kontrol formlarımızı 1C, SAP veya bağımsız API arayüzleri üzerinden müşterilerin platformlarına entegre ediyoruz.
Çift taraflı tally listesi, işlem aynı anda liman tally memuru ve ilgili tarafın temsilcisi tarafından kontrol edildiğinde düzenlenir. Uluslararası taşımalarda, transitte ve emanet depolamada sık rastlanan bir uygulamadır.
Belgeye her döngüden sonra, çoğunlukla her sapan (kaldırma) operasyonundan sonra veri girilir. Vardiya bitiminde iki taraf kayıtları karşılaştırır ve imzalar. Bu tür bir liste hata ve manipülasyon olasılığını azalttığı için daha güvenilir kabul edilir.
Sigorta şirketleri ve kamu kuruluşları dâhil bazı müşteriler, özellikle değerli, hasarlı veya hassas yüklerin aktarmasında doğrudan çift taraflı formatı şart koşar. TopFrame bu tür işlemlere eşlik eder; hem fiziksel sayımı hem de belgenin düzenlenmesini kontrol eder.
Tally listesi bir formalite değildir. Avukatların, lojistikçilerin, sigortacıların ve mahkemelerin dayandığı bir belgedir. Boşaltılan yükün miktarını ve durumunu yansıtır; uyuşmazlıklarda, hesaplaşmalarda ve denetimlerde somut bir dayanak işlevi görür.
Para ve itibar kaybetmemek için şunlar önemlidir:
belgeleri doğru ve zamanında düzenlemek;
mevzuatı bilen profesyonellerle çalışmak;
özellikle değerli veya parsiyel (grupaj) yüklerde dışarıdan bağımsız destek almak.
Karmaşık taşıma zincirleri sistemli bir yaklaşım gerektirir. TopFrame uzmanları, limanda yükün kabulünden depolar arası aktarmaya kadar her aşamada sürece dâhil olabilir. Kayıtları tutar, tally listelerini düzenler ve iş süreçlerinize hızlı, gecikmesiz ve sistemli kalite kontrolüyle entegre oluruz.
